A partir de agora, os empregados podem localizar em um único lugar todas as informações relativas aos processos e documentos padronizados pela Epagri: o portal Cadeia de Valor. Este trabalho é de responsabilidade do Núcleo de Processos da Epagri (NuProc), vinculado ao Departamento Estadual de Planejamento (Deplan). Ele é realizado sob as orientações da Diretoria Executiva e em cooperação com os demais departamentos estaduais e assessorias, Compliance, Auditoria e demais instâncias estratégicas da empresa.
Afinal, o que são processos e por que mapeá-los é importante para o meu trabalho?
De acordo com a Instrução Normativa n°2/2018 da Secretaria de Estado da Administração, processo (ou processo de negócio) é a agregação de atividades inter-relacionadas, orientadas por regras de negócios e executadas por humanos e/ou máquinas, com o objetivo de gerar bens e serviços públicos às partes interessadas. “O mapeamento nos permite analisar etapas de um processo com o objetivo de visualizar o todo para propor mudanças, evitar retrabalho, minimizar riscos, definir com clareza as instâncias/setores, entre outros. O maior ganho desse mapeamento é deixar claro para todos os empregados quais são os passos, instâncias/setores e documentos necessários em cada etapa”, afirma o gerente do Deplan, Denilson Dortzbach.
Para entender melhor como os processos podem estar relacionados ao seu trabalho na Epagri, confira alguns exemplos:
1 – você vai fazer uma viagem a trabalho pela Epagri e precisa de ressarcimento de valores para pagar alimentação e hospedagem. No site, você encontra os fluxos e as instruções de trabalho que regulam essa prática, e quais os trâmites a serem realizados.
2 – você é pai/mãe de primeira viagem e quer saber como acessar o benefício do auxílio-creche/babá. Você encontra todas as informações que precisa para ter acesso ao benefício do qual tem direito na página “Gerir auxílio creche e/ou babá”.
3 – você é pesquisador e quer propor uma parceria técnica da Epagri com outra instituição de pesquisa para desenvolver uma nova tecnologia, como um cultivar de arroz. Para isso existem normas e instrumentos jurídicos a serem seguidos. Na página “Gerir Propriedade Intelectual” você encontra todas as informações sobre isso.
“O site Cadeia de Valor é um portal que terá sempre disponível a versão vigente dos processos e de documentos necessários à execução de tarefas do dia a dia. Aos poucos vamos mapear e padronizar todos os processos da empresa”, salienta Denilson.
Atualização em tempo real
No portal os documentos serão atualizados em tempo real e vão permitir agilidade na busca da versão vigente das regras que os regulam, além de formulários, modelos, e demais artefatos padronizados e atualizados. Sempre que houver alguma atualização em algum processo ou documento, o NuProc-Epagri vai postar uma nota em “O Epagriano”, na aba “processos”, onde ficará o histórico para ser consultado a qualquer tempo.
A última versão atualizada dos documentos e processos estará sempre no site oficial de gestão de processos, que é o que chamamos de cadeia de valor.
Mas afinal, o que é uma cadeia de valor?
A Cadeia de Valor é uma ferramenta gerencial, criada por Michael Porter, em 1985. Essa ferramenta ajuda a identificar e analisar as atividades através das quais a organização cria valor e vantagem competitiva. A cadeia de valor corresponde a uma sequência de elos que detalham o funcionamento dos processos de uma organização em um mapa, ou seja, a representação de como eles estão interligados. É uma forma de representar a empresa complementar ao organograma.
Conheça a Cadeia de valor da Epagri
Na parte superior, em vermelho, encontram-se os processos estratégicos, ou de gestão.
No centro, de verde, estão os processos finalísticos da Epagri, o negócio.
E na parte inferior, também de vermelho, os processos que sustentam os demais: os processos de suporte ou apoio.
Na lateral, conseguimos observar a entrega de valor: desenvolver o meio rural e pesqueiro em benefício da sociedade.
Como localizar os processos no portal
Ao navegar no novo site podem existir algumas dúvidas sobre como encontrar os processos. Para ajudar nisso, no final da página inicial está um vídeo explicativo de como os processos podem ser encontrados. Os grupos que contêm processos já mapeados são sinalizados por cores mais fortes.
Denilson reforça que a gestão por processos na Empresa é recente e que os processos estão em fase de mapeamento. “Durante a elaboração da cadeia de valor foram identificados mais de 200 processos organizacionais, que em sua maioria passarão por melhorias antes de uma padronização final”, explica. A estrutura de organização se encontra na página “Gerir Processos Organizacionais”.
Em caso de dúvidas, entrar em contato com o NuProc-Epagri, email: processos@epagri.sc.gov.br.
Em caso de sugestões de processos a serem mapeados verificar instruções na página Gerir Processos Institucionais.