A deliberação DEX nº 02/2022 aprovou a nova versão do “Manual de Correspondências e Atos de Gestão”. Entre outras orientações, o documento traz recomendações para uso do e-mail corporativo, que é uma das principais ferramentas de comunicação dos empregados.
O documento ressalta que o e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho, que deve ser usada apenas para diálogos profissionais. O manual ainda pede cuidados na redação do texto, primando pela objetividade e clareza. “É imprescindível evitar erros gramaticais, bem como outros problemas que possam comprometer a eficácia da comunicação. Recomenda-se uma revisão antes de seu envio”, estabelece.
O manual recomenda o uso das seguintes fontes: Sans Serif, Georgia ou Verdana. O tamanho do texto deve ser normal e a cor deve ser preta. Destaques devem estar em azul, verde ou vermelho.
O documento também recomenda que o empregado que se ausentar do trabalho – por férias, licença especial ou licença médica – configure seu e-mail corporativo para “resposta automática de férias”. Esta resposta deve informar o período do afastamento e os dados de contato de quem está respondendo por suas atividades durante a ausência. Clique AQUI para ver o passo a passo de como criar a resposta automática de férias.
“É esperado que o colaborador, como representante da Epagri, responda todo e-mail recebido”, determina o manual.
Assinaturas padronizadas
O Manual de Correspondência sugere ainda uma padronização nas assinaturas dos e-mails, que devem seguir a seguinte ordem:
Nome do empregado
Função (conforme enquadramento no PCCS ou PCS)
Formação acadêmica (título reconhecido pela Epagri) – (opcional)
Telefone (xx) xxxx-xxxx (rede de governo)
Por fim, o rodapé das mensagens enviadas devem conter o seguinte texto:
Aviso de confidencialidade
Esta mensagem é enviada exclusivamente a seu destinatário e pode conter informações confidenciais e/ou privilegiadas, protegidas por sigilo profissional. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nessas informações.
Clique AQUI para saber como criar ou alterar sua assinatura no e-mail corporativo.
O Manual de Correspondências e Atos de Gestão trata ainda de outros assuntos, como elaboração de ofícios, pareceres e laudos, além de trazer recomendações de redação oficial. Para acessar a íntegra do documento, basta dar uma busca na EpagriNet usando a palavra-chave DEX 02/2022.