Tem novidades na busca de documentos da Intranet. Agora os Epagrianos poderão fazer buscas por termos constantes tanto no nome do arquivo quanto no conteúdo do documento. Outra inovação é a facilidade de preencher documentos editáveis, como formulários, por exemplo. Após abertos, esses documentos poderão ser copiados e editados no próprio ambiente Google, o que reforça o compromisso da empresa com a diminuição de despesas e o aumento de eficiência, pois a maior vantagem do ambiente Google é permitir várias pessoas editarem um arquivo ao mesmo tempo.
“A nova forma de busca de documentos, disponibilizada na Intranet (intranet.epagri.sc.gov.br), permite organizar todos os no mesmo local em que estarão disponíveis para os funcionários da empresa”, relata Janaina Corrêa, do Departamento Estadual de Planejamento (Deplan). Ela conta que, aproveitando o aprimoramento, a nomenclatura dos arquivos foi organizada conforme definido no Manual de Gestão Documental da Epagri, que trará mais clareza quanto à responsabilidade de atualização dos documentos. Também será feita uma classificação dos documentos, pela Comissão Interna de Gestão Documental.
Por fim, todos os departamentos estaduais e assessorias fizeram uma limpeza dos seus registros, eliminando aqueles que não são mais pertinentes.As alterações foram feitas numa parceria entre a DEGTI e DEPLAN, com colaboração da DEMC.
Dúvidas
Usou as novas funcionalidades e ficou com dúvidas sobre o documento em si? Entre em contato com a unidade responsável, que está no nome do documento.
Sentiu falta de um documento e entende que ele precisa ser inserido na Intranet? Basta encaminhar email para intranetdocgoogle@epagri.sc.gov.br, com documento em anexo solicitando a inserção, que ela será analisada. Sugestões ou demais dúvidas também podem ser encaminhadas para este endereço.
Vídeo
O vídeo abaixo explica detalhadamente como fazer a pesquisa de documentos da Intranet usando ass novas funcionalidades. Você terá noções sobre a gestão documental e como trabalhar com documentos editáveis, tais como formulários, modelos, declarações, entre outros.